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実務-12 従業員への周知徹底を図る(人的安全管理措置)

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

事業者は、特定個人情報が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対してきちんと監督を行う必要があります。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

事務取扱担当者の監督

事務取扱担当者の監督というと抽象的で難しいですが、具体的には事務取扱責任者に日々の事務でのマイナンバーの取扱いの記録や業務日誌などを確認させることです。

また、事務取扱責任者は、マイナンバーに関係した業務が取扱規程や業務マニュアルなどのルールどおり実施されているかを、責任者として常に確認します。さらに、ルール違反があれば注意喚起してルールに従ってもらうといったことも業務の一つです。

事務取扱担当者の教育および従業員への周知徹底

事業者は、事務取扱担当者に対して、特定個人情報の適正な取扱いについて把握するよう、適切な教育を行います。一方的に管理・監督するということではなく、十分な教育とコミュニケーションが大事です。

この教育は事務取扱担当者だけに行うのではなく、全従業員に対して行います。また、教育はマイナンバー制度開始時に行うだけでなく、運用後も定期的に行います。これらの教育についてのルールも、取扱規程に盛り込みます。

一方、特定個人情報についての取扱いや秘密保持に関する事項は、就業規則に盛り込んで守ってもらうことも重要です。就業規則に盛り込むべきポイントは、以下のようなことが挙げられます。

  1. 自らの業務に関係のない特定個人情報の取得を禁止する。
  2. 業務上知りえた特定個人情報を、職務の範囲を超えて提供・利用しない。
  3. 事務取扱担当者が、異動、退職その他の理由で事務担当を離れる場合、以降も特定個人情報に対する守秘義務を負う。
  4. 職務においては、特定個人情報取扱規程を遵守する。

中小規模事業者で就業規則を作成していない事業者では、この機会に就業規則を作成することが望ましいでしょう。ただし、従業員10名以上の会社の場合、就業規則の作成を労働基準監督暑へ届け出なければならないので、注意が必要です。就業規則として作成しないのであれば、業務マニュアルなどで上記事項を取り上げて、従業員に周知します。

さらに、特定個人情報の取扱いについて、事務取扱担当者から機密保持などの誓約書を提出させる方法もあります。この場合は、退職後もしばらくの間は、誓約書が有効であるようにします。これは、取り扱ったマイナンバーの記憶を、退職と同時に消すことができないからです。従業員が退職するときに秘密保持の誓約書を取得することは、一般的なやり方です。

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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