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実務-9 マイナンバーの廃棄方法

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

マイナンバーを取り扱うためには、法令で定められた保存期間が過ぎた場合には、復元できない廃棄・削除の方法を決めなければなりません。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

マイナンバーは事務を終えたら削除または廃棄する

マイナンバーに関係する事務を行う必要がなくなり、法令で決められている保存期間が過ぎたときには、マイナンバーをできるだけ速やかに、復元できないようにしてデータの削除や書類の廃棄をします。

書類などは、マイナンバーが読み取れないようにその部分を黒く塗りつぶすこと(マスキング)でもかまいません。

パソコンで特定個人情報ファイルを保管している場合、次回利用するまでアクセス制限して保管するという取扱いも考えられます。この場合、特定個人情報ファイル中の退職者の情報などは、マイナンバーを保管する必要性がなくなった時点で、確実に削除しなければなりません。

マイナンバーそのものや特定個人情報ファイルを削除した場合と、電子媒体などを廃棄した場合には、削除または廃棄した記録を必ず保存してください。記録項目としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者、取扱い部署、削除・廃棄の状況などです。ただし、削除したマイナンバーそのものの記録はしません。

また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除または廃棄したことについて、証明書などで報告をしてもらい、その内容を確認する必要があります。この報告内容も保存してください。

ガイドラインの物理的安全管理措置に書かれている、廃棄などの手法の例を次に挙げます。自社の取扱規程に盛り込むことを検討してください。

  • 特定個人情報が記載された書類は、焼却または溶解により、復元不可能なように廃棄する。
  • 特定個人情報等が記録された機器および電子媒体は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用または物理的な破壊により、復元が不可能となるようにして廃棄する。
  • 特定個人情報ファイル中のマイナンバーや特定個人情報を削除する場合、容易に復元できないシステムとする。
  • 特定個人情報を扱う情報システムでは、保存期間経過後にマイナンバーの削除を前提とした機能を盛り込む。
  • マイナンバーが記載された書類等については、保存期間経過後の廃棄を前提とした手続きを規定する。

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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