実務-8　マイナンバーの利用や提供方法

最終更新日 : 2021/03/31

執筆者 : スモビバ！編集部監修者 : 宮田享子（社会保険労務士）

マイナンバーは、番号法によって決められている事務の範囲の中で、利用目的を特定してから、利用するのが原則です。

お知らせ

2022年（令和4年）分の所得税の確定申告の申告期間は、2023年（令和5年）2月16日（木）～3月15日（水）です。最新版の確定申告の変更点は「2023年（2022年分）確定申告の変更点！個人事業主と副業で注目すべきポイントとは？」を参考にしてみてください！

マイナンバーの利用目的の特定と本人通知

会社はあらかじめマイナンバーの利用目的を、従業員など（マイナンバーの本人）にわかりやすく説明しなければなりません。

個人情報保護法とは異なり、たとえ本人の同意があったとしても、原則として、決められた事務以外でマイナンバーを利用することはできません。これらのことを取扱いルールとして、取扱規程や業務マニュアルにきちんと明記しましょう。

従業員への通知内容は、下の図の「従業員へのマイナンバー利用目的の通知例」を参考にしてください。なお、次のようなケースでは、利用目的をあらためて明示する必要はなく、一度明示すれば、利用目的の範囲内として利用が認められます。

［ケース1］

前年の源泉徴収票作成時に提出してもらったマイナンバーを、当年以後に利用する。

［ケース2］

再雇用のとき、前の雇用契約の際に源泉徴収票作成のために提出してもらったマイナンバーを、後の雇用契約の同様の事務に利用する。

［ケース3］

前の講演契約の講演料の支払調書を作成するときに提出してもらったマイナンバーを、後の契約の支払調書作成に利用する。前の契約で、継続して講演を行うといった内容の契約をしていなくても利用可能。

［ケース4］

前の賃貸借契約の支払調書を作成するときに提出してもらったマイナンバーを、後の賃貸借契約の賃料の支払調書作成に利用する。

以前通知した利用目的が変更になる場合は、その利用目的と関連性がある範囲内であれば、あらためて本人への通知を行うことにより、変更後の利用目的でマイナンバーを利用することができます。

しかし、従業員についてのマイナンバーの利用目的は限定されているので、最初から給与所得の源泉徴収票作成事務のほか、健康保険・厚生年金保険届出事務といった利用目的を併記しておけば、あらためて通知する必要はありません。

従業員へのマイナンバー利用目的の通知例

特定個人情報ファイル作成の制限

マイナンバーの利用場面として、会社では多くの場合、パソコンで特定個人情報ファイルを作成することになりますが、この作業にも制限があります。

この制限は、利用の制限と同じで、事業者が、特定個人情報ファイルを作成することができるのは、法令で決められている事務に限られます。たとえば、従業員のマイナンバーを利用して、営業成績を管理するためのファイルを作成してはいけません。

出向先へのマイナンバーの提供

会社が特定個人情報を提供できるのは、社会保障と税に関する特定の事務のために、行政機関や健康保険組合などに提供する場合に限られます。

たとえば、従業員が系列会社に出向する場合、一般的にはマイナンバーを元の会社から出向先に伝えればよいように考えられます。しかし、出向は「社会保障と税」に関する事務ではないということで、事業者同士で受け渡すことは許されません。この場合、出向先の会社が、あらためて本人からマイナンバーを提出してもらいます。

出典：「よくわかる　事業者のためのマイナンバーガイド」　監修：宮田享子（社会保険労務士）