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実務-6 マイナンバーの本人確認の方法

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

マイナンバーを取得する場合は、取得者に本人確認が義務づけられています。マイナンバーの取得ミスや本人確認の誤りが、ただちに番号法での処罰の対象にはなりません。しかし、先に述べたように、番号法では取得者に本人確認を義務づけているため、正確性は必要です。

マイナンバーの取得時の本人確認は取得者の義務

本人確認は、そのマイナンバーが正しいかどうかという「番号確認」と、手続きをしている者が確かに本人かという「身元確認」の両面で確認する必要があります。身元確認を行うのは、番号のみの本人確認では、他人へのなりすましのおそれがあるからです。

本人確認は、原則として対面で実施します。しかし、実際は従業員が支店や店舗などの本社から離れた場所に勤務していて、マイナンバーを取り扱う事務取扱担当者が不在の場合などは、書類上でマイナンバー収集を行うことも認められています。

また、従業員の家族や社外講師などの個人の報酬支払先も、対面でマイナンバーの取得ができるとは限りません。支店などの従業員や、社外講師などの外部の個人事業主からのマイナンバーの取得については、なるほど解決!マイナンバーQ&Aを参照してください。

取得者は、番号の提供を受けるたびに本人確認を行うことになります。なお、本人であることが間違いない場合は、2回目以降の本人確認については、確認書類などの提出を省略させることもできます。

マイナンバー取得の流れ

個人番号カードによる本人確認

個人番号カードには、裏面にマイナンバー、表面に顔写真が印刷されています。そのため、個人番号カードをその場で本人から見せてもらえれば、この1枚で本人確認を行うことができます。

マイナンバーの本人確認方法

通知カード、またはそれ以外での本人確認

個人番号カードを持っていない従業員の場合は、通知カードまたは個人番号入りの住民票の写しでの確認が基本です。ただし、通知カードや住民票には顔写真がないので、身元確認は十分ではありません。

そのため、運転免許証やパスポートなどの顔写真を確認できるものを同時に提示してもらいます。運転免許証やパスポートを持っていない人の場合は、健康保険証や年金手帳などの本人の識別が可能な書類を2つ以上提示してもらって身元確認をします。

本人確認の方法

扶養家族の本人確認

扶養家族の本人確認の方法は、届出書類の種類により、扶養家族のマイナンバーの提供が、誰に義務づけられているのかによって異なります。

税の扶養控除等申告書の届出は、従業員が会社へ提出する書類のため、扶養家族の本人確認は従業員自身が行います。この場合、事業者は従業員から番号を受け取るだけでよく、扶養家族に対して本人確認を行う必要はありません。

これに対し、国民年金の第3号被保険者の届出は、従業員の配偶者自身(第3号被保険者)が会社へ届け出る書類のため、事業者が配偶者の本人確認を行う必要があります。ただし、実務上は、従業員が配偶者の「代理人」となって会社へ提出するのが現実的な対応方法です。この場合、配偶者から下の図のような委任状を提出してもらうようにします。

従業員の配偶者からの委任状の例

従業員の配偶者からの委任状の例

代理人を介したマイナンバー取得

事業者が代理人を介してマイナンバーの情報を受けるときは、以下の3点を確認してください。

代理人の代理権の確認

法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状による「代理権の確認」をします。

代理人の身元確認

代理人自身の個人番号カードなどで、代理人の身元を確認します。

委任者本人の番号確認

本人の個人番号カードや住民票の写しで委任者本人の番号を確認します。

本人確認の緩和措置

マイナンバーを取得する際は、原則として先に述べた方法で本人確認をする必要があります。しかし、こうした方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルでマイナンバーの確認を行ってもかまいません。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかであると行政機関等が認めるときは、身元確認を省略することも認められています。

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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