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実務-3 特定個人情報の利用範囲を決める

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

マイナンバーを取り扱う業務の洗い出しを終えたら、次にその業務の中で実際に取り扱う特定個人情報の種類をはっきりさせます。次に特定個人情報管理台帳を作成して利用範囲を明らかにしましょう。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

管理すべき特定個人情報を洗い出す

マイナンバーを取り扱う業務の洗い出しを終えたら、次にその業務の中で実際に取り扱う特定個人情報の種類をはっきりさせる必要があります。そのためには、どこでどのような特定個人情報を入手したり、利用したり、保管したりするのかを洗い出します。

特定個人情報の洗い出しは、次のような視点で考えてみるとよいでしょう。

  • マイナンバーを記入しなければならない帳票類にはどのようなものがあるか?
  • 給与や年末調整システム、経理システムの電子ファイルとして管理される特定個人情報ファイルにはどのようなものがあるか?
  • 給与や年末調整システム、経理システムから出力しなければならない帳票にはどのようなものがあるか?

また、直接自社の情報システムに関係しなくても、雇用保険被保険者資格届や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届といった、マイナンバーの記入が必要な書類もあります。これらも見落とさず洗い出します。

特定個人情報管理台帳を作成して利用範囲を明らかに

自社で取得・利用する特定個人情報の洗い出しを行ったら、特定個人情報管理台帳を作成するといいでしょう。

特定個人情報管理台帳には、次ページの例のように、特定個人情報が含まれる帳票や電子データの名称、形態、含まれる個人情報の内容、おおよその件数、利用範囲(業務)、取得などの責任部署、保管場所、保管期限などを整理して記入します。

この台帳の項目はどれも大事ですが、特に重要なのは利用範囲です。マイナンバーは「この利用範囲以外には使わない」ということを、この台帳ではっきりさせます。また、保管場所や保管期限、廃棄方法も重要な項目です。これらの項目の内容を、自社の実状に合わせてより具体的に定め、台帳にしていきます。

この台帳は、代表者から承認をもらって会社の重要文書として管理します。また、内容は定期的に確認して、必要に応じて見直すようにしてください。

特定個人情報管理台帳の作成例

特定個人情報管理台帳の作成例

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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