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実務-1 マイナンバーの担当者を決める

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

マイナンバー対応で最初にすべきことは、マイナンバーを担当するチームを作ることです。この人たちが従業員をリードしていきます。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

事務取扱責任者・事務取扱担当者を決める

マイナンバーを取り扱う担当チームを作る

会社でのマイナンバーの収集や利用、保管などの事務は、従業員の誰が行ってもよいわけではありません。

マイナンバー関連の業務を行う従業員を決めて、マイナンバーの事務取扱担当者とします。さらに、この事務取扱担当者を管理・監督する役目をする事務取扱責任者も決めます。

マイナンバーの事務は、主に社会保障と税に関係するものなので、人事・総務担当の中から1名、経理担当の中から1名を選任するのが合理的でしょう。

小規模事業者であれば、事務取扱責任者は代表者が務めてもいいでしょうし、事務取扱担当者の中の1人を責任者として任命してもいいでしょう。

マイナンバーに携わる責任者と担当者からなるチームを作ったら、この人たちがマイナンバー推進メンバーとして従業員をリードします。制度開始に向けた準備もすることになるので、制度を理解するための学習機会を設けてください。

マイナンバーの担当者

従業員にマイナンバーについて案内する

マイナンバー制度は日本では初めて採用される制度なので、制度の内容やマイナンバーの取扱い制限などについて、詳しく知っている従業員は多くないでしょう。

とはいえ、2015年(平成27年)10月から個人宛に通知カードの発送がされているので、通知カードの取扱いや会社への提出方法について、しっかりとアナウンスしてください。また、制度の理解を助けるために、内閣府などのウェブサイトで公開されている初心者向けの解説の動画があるので、そういったもので事前に学習させることもおすすめします。

従業員への案内のポイントは、次のようなことです。

通知カード入手の確認

通知カードは、住民票のある市区町村から登録されている住所に順次送付されるので、従業員に通知カードが届いているか確認をしてもらいます。

通知カードの安全な保管管理

従業員が手元に届いた通知カードを誤って捨ててしまったり、面白半分にマイナンバーを他人に知らせないよう、家族のぶんも含めて大切に保管するようアナウンスします。会社へのマイナンバーの提出については、あらためて指示することも伝えます。

個人番号カードの申請

通知カードといっしょに送られてくる個人番号カードの交付申請書で、個人番号カードの交付申請手続きを行うよう促します。

マイナンバー制度の理解

内閣府の説明資料などを用いながら、従業員にマイナンバー制度の理解を深めてもらいます。事業者が行う教育については、従業員への情報公開と教育で説明します。

会社の運用の仕組みの教育

会社が取りまとめたマイナンバーに対する基本方針や取扱規程を、従業員に公開します。また、教育を行います。

マイナンバーの利用目的の通知

会社が従業員のマイナンバーをどのような書類などで利用するのかをきちんと知らせます。利用目的の通知については、マイナンバーの利用や提供方法で解説します。

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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