基本-7　マイナンバー対応　企業が準備すべきこと

最終更新日 : 2021/03/31

執筆者 : スモビバ！編集部監修者 : 宮田享子（社会保険労務士）

マイナンバー制度開始に向けて、企業が実務としてやるべきことを確認しましょう。

事務取扱担当者を決めるのが先決

まだマイナンバーについての担当者が社内で決まっていない場合は、マイナンバー関連の業務を行う事務取扱担当者と、その全体の責任を受け持つ事務取扱責任者を決めてください。

次に優先することは、従業員に対するアナウンスです。通知カードの保管や個人番号カードの申請、会社へのマイナンバーの提出について、会社の取組みを従業員全員にきちんと知らせることが重要です。詳細が決まっていない場合は、「別途案内するまで待つように」という通知でもかまいません。すでにマイナンバーの通知が届いている従業員もいるでしょう。だからこそ、会社の取組みを知らせることが優先です。

マイナンバー対応への5つのステップ

マイナンバー関連の業務を円滑に行うために、次の5つのステップごとの実施状況を確認しながら準備を進めていきます。詳細なチェックリストは、マイナンバー対応チェックリストを参照してください。

ステップ１　マイナンバーの担当者を決める

マイナンバーの事務取扱責任者・事務取扱担当者を選任し、マイナンバー導入推進と運用を主導させます。

ステップ２　対象となる業務を洗い出す

マイナンバーを利用することができる業務の範囲を決め、特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）を洗い出します。

ステップ３　マイナンバーを取り扱うルールを決める

マイナンバーの取得方法、保管方法、利用方法、廃棄方法などを決めます。

ステップ４　安全管理措置の方法を決める

マイナンバーを取り扱う組織、盗難や漏えい防止の対策、社内システムのセキュリティ対策などを考えます。

ステップ５　取扱規程を作成する

ステップ1〜4をふまえ、基本方針、取扱規程を作成し、すべての従業員に知らせます。

企業で検討すべき8つの項目

検討事項や準備事項のポイントとして、次のようなことが挙げられます。

1.マイナンバーを取り扱う事務の範囲の明確化

2.特定個人情報等の範囲の明確化

事務で使用するマイナンバーと関連付けて管理される個人情報の範囲を明確にすることです。

3.取扱いルールの検討

マイナンバーの収集・本人確認・保管・利用・廃棄などのルールについて、自社に合った方法を検討します。

4.安全管理策の検討と対策

マイナンバーを取り扱う体制や情報システムの保護、取り扱う機器の管理方法などを、自社の実状に応じて検討しつつ、対策を行います。

5.基本方針の策定

基本方針に定める項目として、次のようなものが挙げられます。

事業者の名称
関係法令・ガイドライン等の遵守
安全管理措置に関する事項
質問及び苦情処理の窓口等

基本方針の策定は番号法では義務づけられていませんが、作成して公表することは、従業員の意識づけにも役立ちます。また、プライバシーマークの付与認定を受けていて、すでに個人情報の取扱いについて基本方針を策定している場合は、これに特定個人情報の取扱いについての表現を付け加えて作成することも可能です。

6.取扱規程等の策定

取扱規程などは、次の管理段階に沿って策定します。

取得する段階
利用を行う段階
保存する段階
提供を行う段階
削除・廃棄を行う段階

取扱規程などには、それぞれの段階での取扱い方法、責任者・事務取扱担当者とその任務などについて定めます。具体的に定める事項については、安全管理措置を盛り込むことが重要です。

7.従業員への教育

マイナンバー制度、特定個人情報の取扱い、自社の方針、取扱規程などに関する教育を行います。

8.委託先の監督等のルールの見直し

マイナンバーに関する業務の委託がある場合、委託先の評価方法や契約書の準備などを行います。

出典：「よくわかる　事業者のためのマイナンバーガイド」　監修：宮田享子（社会保険労務士）