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基本-5 企業のマイナンバーの取扱い

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

税や社会保障の手続きのために、マイナンバーの取扱いが必要となります。その際、特定個人情報の取扱いや管理ついては、安全管理を確実に行わなければなりません。

パート・アルバイトからも取得する必要がある

企業は、従業員の健康保険や厚生年金などの加入手続や、給与の源泉徴収票の作成を行っています。また、証券会社や保険会社でも、配当金・保険金などの支払調書の作成事務を行っています。

2016年(平成28年)1月以降、これらの手続きを行うためには、マイナンバーが必要になってきます。そのため、企業は従業員や従業員が扶養する家族のマイナンバーを提出してもらわなければなりません。また、従業員だけでなく、契約社員はもちろんパートやアルバイトからもマイナンバーを提出してもらう必要があります。学生のアルバイトであっても、会社から給与を払っている以上、マイナンバーが必要であることには変わりありません。

派遣社員の場合は、派遣元の企業が給与関連の業務を行っているので、派遣先企業ではマイナンバーを取り扱うことはありません。

それ以外では、外部の人に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払うといったことがあります。その人が個人事業主であった場合は、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりません。このようなときも、外部の人からマイナンバーを提出してもらう必要があります。

銀行や証券会社、保険会社も個人の顧客からマイナンバーを取得するようになります。銀行を例にすると、投資信託や財形貯蓄などに関する法定書類などにマイナンバーを記載して、税務署などへ提出する必要があるからです。2015年(平成27年)12月以前から投資信託などの取引をしている個人の顧客からも、マイナンバーを提示してもらう必要があります。

事業者は必要に応じてマイナンバーを提出してもらう

マイナンバー提出の仕組み

企業は強制的にマイナンバーを集められない

さて、企業は従業員などから必要に応じてマイナンバーを提出してもらいますが、強制的に集めることはできません。つまり、従業員などが拒否したら、企業はマイナンバーを得られないのです。

実はこうした場合は、法定調書などにマイナンバーを記入しないで提出できます。ただし、条件付きです。提出を拒否する従業員に、「マイナンバーを記載することは法律で定められた義務であることを伝え、提供を求めること」をしなければなりません。それでも提出してもらえない場合は、その経緯などを記録して初めて、マイナンバーの記入がない書類を提出できます。

企業がマイナンバーを記載する業務

企業が行政機関などに提出する書類の中で、マイナンバーの記載欄が追加されるものは数多くあります。

マイナンバーを記入しなければならない書類は、大きく分けると税に関するものと、社会保険等に関するものになります。

税に関するものでは、源泉徴収票や給与所得の扶養控除(異動)申告書。それから、報酬などの支払調書といった書類です。社会保険等に関するものでは、健康保険・厚生年金や雇用保険の資格取得届や喪失届などがあります。

こうした書類を作成するときには、該当者のマイナンバーを記載する必要があります。また、企業は提出してもらったマイナンバーを、次回以降も(利用範囲内で)使用できるよう管理することも考えていかなければいけません。

届出書類の記載イメージ

次に具体的な届出書類にマイナンバーをどのように記入するのかをイメージするために、給与所得の源泉徴収票と支払調書を例に挙げます。

ただし、これらは確定でなく、準備が進むにつれて各省庁から広報されますので、最新の情報は各省庁のウェブサイトで確認してください。

事業者が密接に関係する税と社会保障については、それぞれ以下のウェブページから参照できます。

源泉徴収票の主な変更点(予定)
源泉徴収票の主な変更点

※2015年(平成27年)8月31日現在のイメージ。確定様式ではない。グレーの部分は特に変更の可能性がある。

支払調書の主な変更点(予定)
支払調書の主な変更点

※2015年(平成27年)8月31日現在のイメージ。

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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