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習うより慣れろ! 賢い会計ソフトの入力方法

会計ソフトに入力すると、ソフト側で自動で仕訳を生成してくれますが、入力の際のちょっとしたポイントについて見ていきましょう。

取引先に変更がなければ前月と同じ処理をすべし

勘定科目の使い方では、基本的に前月と同じ処理方法を踏襲するということに尽きます。

多くの会社では、決まった取引先との取引がほとんどというのが実態だと思います。「この取引先にこの勘定科目」という指定をする「仕訳辞書登録」という機能を利用するとスピーディーに入力することができます。

また、イレギュラーな取引やはじめての取引については、会計事務所に確認するというようなルールを決めておくのもいいのではないかと思います。

消費税の仕訳は分けることなかれ…基本は税込入力!

また、根本的なことですが、税込で経理処理をしていても、税抜で経理処理をしていても会計ソフトへの入力は税込で入力します。消費税をいちいち分けて入力する必要はありません。

多く会計ソフトでは、ソフトが内部で勝手に分けてくれます。基本的には消費税を意識しないということです。

迷ったときに使う勘定科目は1つに限定せよ!

会計ソフトへの入力の際、勘定科目は何を使ったら良いのだろうと迷うことがあると思います。そんな時には、勘定科目に分からないものは全部、たとえば「仮払金」に集めようと、ルールを決めておくようにしましょう。

ルールを決めずに、払ったもののうち科目の判断がつかない取引は「仮払金」、もらったもののうち、科目の分からないものは「仮受金」、さらに、本当に分からない取引は「不明」というように、いろいろな勘定科目を使いはじめると、分からないものがあちこちにちりばめられ、管理できなくなってしまいます。

たとえば弥生会計には「未確定勘定」という科目がありますし、もしない場合でも、同じ作業が必要な取引は全部まとめて1つの科目で処理、月次決算のタイミングなどに会計事務所に分からなかったものを質問するのがいいと思います。

ルールを決めて、使用する勘定科目を限定しておこう

似たようなことですが、使う勘定科目を限定することも大切です。

たとえば、先にもらってしまった売上代金を前受金といいますが、これを前受金で処理をすることにすると、同じ売上代金なのに、未収の取引は売掛金、前受の取引は前受金と、これだけでも2つ勘定科目を使ってしまいます。

そして、勘定残高の確認を怠り売上に振り替え忘れ、決算まで前受金のまま残ってしまうと、大きく損益が狂ってしまう可能性があります。くれぐれも注意し、できる限り月1回会計事務所に確認してもらいましょう。

現預金・売掛・買掛・給与を入力すれば80%完成

会計ソフトに入力するのは現預金の取引がほとんどです。売掛・買掛と給料の仕訳を入れると、80パーセントから90パーセントぐらい完成してしまいます。

その入力で便利なのは、出納帳形式で入力できるソフトです。簿記でよくいう借方や貸方、仕訳といったことを意識することなく、会計帳簿を作成することができます。

税務上最低限作成する必要がある帳簿で出てきた仕訳帳や総勘定元帳を、お小遣い帳や家計簿を付けるような感覚でつくることができます。

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デスクトップ会計ソフト「弥生会計 プロフェッショナル」現金出納帳の画面
※残高を確認しながらお小遣い帳や家計簿を付けるような感覚でつくることができます。

これは出納帳入力ができるソフトの例で、弥生会計の画面ですが、摘要、勘定科目、入金・出金だけを入れると自動的に残高を計算してくれ、家計簿のように入力することが可能です。

簿記で勉強するような仕訳を切るために、現金や預金を入力する位置は考えずに入力することができます。

また、日付をバラバラに入れても、自動的に日付ごとに並べ替えてくれますので、こんな機能が付いている会計ソフトを使って処理するのが便利です。

さらに、この現預金や売掛金、買掛金またはカードの支払いについては、ネットバンキングやクラウドの請求書と連動している会計ソフトが多いので、これを利用すると、ほとんど手間をかけずに帳簿の80パーセントぐらいが完成します。

入力が終わったら会計ソフトと通帳の預金残高を突き合わせよう

最後に大事なのは、一通り入力が終わったら、少なくとも通帳に関しては残高を再確認するということです。

預金を2つ、3つ入力すると、A預金からB預金に振り替えた取引を二重に入力してしまう可能性が出てくるのです。1つ入力したときには残高が合っていた。でも、全部入力し終わった後に最初に入力した通帳を見直したら残高が変わっていたということはよくあることです。

すべての通帳が入力し終わったら、もう一回確認するようにしましょう。

知っておきたい基礎知識|お金と経理 虎の巻(法人編)|まとめINDEX

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  4. 法人設立後に届け出が必要な6つの書類
  5. 請求・支払の期日 決め方の原則
  6. 給与・勤怠管理で困らないためのルール決め
  7. 請求書・領収書…… 支払・仕入の管理方法
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  9. 運転資金に困らない金融機関の選び方
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