請求書・領収書…… 支払・仕入の管理方法

公開日 : 2015/09/30

執筆者 : 松波竜太

中小企業においては、売上・仕入に関する請求書管理はどうしても「面倒だなぁ」と後回しにしがちです。とはいえ、請求書管理をきちんとできなければ、入金もなければ、逆に取引先への支払いも期日通りにできず、会社としての信用を毀損することにもなりかねません。ここでは、嫌がる方も多い請求書管理について、”シンプルなルール決め”で簡単に乗り切る方法をお伝えします。

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これだけは覚えておきたい！売上の請求管理3つのポイント

請求書の発行と回収管理

請求書の発行時に必ず確認したいのが、見積書、納品書、請求書の3つの数字が合っているかです。これらの金額が違うと、会社の管理能力を疑われかねません。

また、入金口座と入金の期限、さらに、銀行振込の場合には領収書の発行を省略する旨を書いておきましょう。

請求書の管理ポイント

請求書を発行したら、控えを紙に印刷し、回収済みと未回収の請求書を分けて管理します。また、入金があった請求書には、入金日と回収口座をメモしておくことをお勧めします。

なるべく現金や小切手での回収は避け、振込をお願いしましょう。なぜなら、振込の場合は、通帳を見るだけで帳簿を作成でき、一番手間がかからないからです。

領収書の発行…重要ポイントは領収書束の購入直後にあり!?

売上代金を現金や小切手で受領したら領収書を発行します。

ここで大事なのは連番を振ることです。買ったらすぐ連番を記入しておきましょう。書き損じても、破って捨ててしまわず、とじておくことが必要です。税務調査のときに、すべての売上が計上されていることを証明できなくなります。

領収書の管理ポイント

また、5万円以上の領収書に収入印紙を貼る必要がありますので、注意しましょう。

手形を受け取ったら……現金化パターンは2種類！

手形を受け取った場合、通常は受領した手形番号を管理帳に記載したうえで、銀行に預け、取立依頼に回しましょう。期日になったら銀行が手続きを代行して、資金化してくれます。

なお、手形は発行会社の信用により、取引先に確認を取らずに期日前に銀行で資金化することもできます。これは手形割引と呼ばれる、借入の一種です。資金不足の場合には、手形割引も資金調達の1つとして活用の可能性があります。

支払漏れで信用を失わないために　信頼につなげるシンプルな対処法

対前月比が重要。ミスを無くすための支払一覧表

支払いについては、数がまとまってきたら、漏れを防ぐために、支払一覧表をつくることをおすすめします。支払一覧表のひな型サンプルがこちらです。

取引先	費目	請求額	相殺	手数料	振込額	前月振込額
A社	消耗品	33,000	0	330	32,670	20,785
B社	仕入	330,000	55,000	880	274,120	149,140

前月あったのに今月ない取引先がないか、また、前月の振込額とくらべて異常な数値になっていないかがチェックできるようにしておくことがポイントになります。また、支払うときに銀行手数料を引いて払うという慣習があります。表のなかで計算していくら振り込めばいいのかが分かるようにしましょう。

さらに、外注費や仕入などと書き込める費目という項目を付けておけば、伝票入力の資料として利用できます。

支払手形さえなければ会社は潰れない！

最後にお伝えしたいのが、手形についてです。手形による倒産を回避するために、支払手形の発行はやめることをおすすめします。

一般的な手形取引の流れ

最近の倒産原因は、手形事故がほとんどです。手形は2回不渡りを出すと銀行取引停止処分とになり、融資は一括弁済を迫られ、基本的に会社は倒産に追い込まれます。

逆に、銀行からの借入であれば、大抵、銀行は返済猶予に応じてくれます。手形をやめる資金は銀行からの融資を受けることが可能です。手形で払うのではなくて、融資を受けるという方向をまず検討すべきです。