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青色申告に必要な帳簿(複式簿記)のつけ方と帳簿・領収書の保存期間

監修者 : 宮原 裕一(税理士)

65万円(もしくは55万円)の控除を受けるには「複式簿記」による複数の帳簿作成が義務付けられています。

なかでも必要なのは「主要簿」と呼ばれる「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2つ。さらに目的別に取引を管理するための「補助簿」と呼ばれる帳簿が6つほどあります。

これらの帳簿や領収書は、確定申告が終わっても捨ててはいけません。帳簿や取引書類の保存が義務付けられており、「税務調査」のときに書類がないと、青色申告を取り消されることもあります。

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会計ソフトで帳簿付けすれば自動転記で楽ちん

「青色申告承認申請書」では、「備付帳簿名」の欄で8種類の帳簿に○を付けました。この8つが複式簿記で使う帳簿です。右の図で各帳簿の役割を簡単に説明しています。手作業の帳簿付けでは、取引の種類ごとに適切な帳簿を選んで書き込む必要があります。

クラウド申告ソフト「やよいの青色申告 オンライン」には「かんたん取引入力」という便利な入力方法があり、「取引名」を選ぶだけで、自動的に適切な帳簿に書き込まれ、他の帳簿にも転記されてとても便利です。

補助簿

現金出納帳 現金の出入りをすべてまとめたもの
預金出納帳 口座上の取引をすべてまとめたもの
売掛帳 後払いで支払われる売上の取引をまとめたもの
買掛帳 後払いで支払う仕入れの取引をまとめたもの
経費帳 必要経費をすべてまとめたもの
固定資産台帳 減価償却する固定資産をまとめたもの

主要簿

仕訳帳 すべての取引を簿記の仕訳で日付順に並べたもの
総勘定元帳 仕訳帳の取引を種類ごとにまとめたもの

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複式簿記では「原因と結果」を併記する

取引には原因と結果があり、この2つの側面をきっちり記録しておくというのが、複式簿記の考え方です。たとえば12万円の会計ソフトを現金で購入したとすると、12万円の備品は増えますが(原因)、同時に現金12万円は減っています(結果)。この2つを同時に並べて記録しておくのが複式簿記です。左側を借方(かりかた)、右側を貸方(かしかた)といい、この左右の数字はトータルでは必ず一致します。

複式簿記の記入例

帳簿はすべて印刷し、帳簿や領収書は捨てないで保存しておく

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確定申告が終わっても帳簿や領収書などを捨ててはいけません。

青色申告で使用したおもな帳簿書類は、法律で7年間の保存期間が定められています。
税務調査で帳簿を提示できないと、場合によっては青色申告を取り消されて青色申告の特典がなくなり、追徴課税を受けることもあります。

バックアップをまめにとり、クラウドのデータバックアップサービスがある場合は利用しましょう。
信頼できる会社がサービスを行っているクラウド申告ソフトであれば、データもセキュアな環境にあるので、安心ですね。

毎年の申告時には帳簿別に忘れずに印刷しておきましょう。ふだんは必要ないものなので、年度別にファイルに綴じるなどしてまとめてしまっておくといいでしょう。ただし、電子帳簿保存の申請をして、承認を受けている場合、対象期間の帳簿は、紙での印刷は不要です。

帳簿や書類の保存期間

個人事業主でも利用できるスキャナ保存制度

データ保存

税制改革により、金額に関係なくすべての契約書や領収書などはスキャナ保存制度の対象になっています。要件も緩和され、個人事業主の方も十分活用できます。 ルールに従ってデジタルデータを準備し、適正な管理を行う必要がありますが、書類の保管コストが不要になるなどメリットは大きいです。電子帳簿保存とは、異なるので知間違わないようにしましょう。

出典:「大きな図ですぐわかる はじめての青色申告」 監修:宮原裕一(税理士)
©2020 Yayoi Co., Ltd. ©2020 KADOKAWA ASCII Research Laboratories, Inc

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